Como não falhar numa organização de um evento

Após a agitação das festas de Natal e Ano Novo, que são momentos intensos na Your Trend, decidimos partilhar convosco todos os detalhes que estão por trás da organização de um evento.

Quando se trata de organizar um evento, é crucial ter em mente um objetivo! Este objetivo orientará o planeamento e a execução do evento, assegurando que todos os detalhes são adaptados para atingir esse objetivo.

Fazemos eventos, e comunicamos de pessoas para pessoas certo? Por isso, é necessário identificar um público-alvo desde o início e adaptar a comunicação e os convites às suas necessidades e interesses.

Após definir o público alvo, é importante pensar no local do evento. É essencial escolher um local que corresponda aos objectivos do evento, tendo também em conta a acessibilidade, o estacionamento e outros factores. O local certo pode ser decisivo para o sucesso ou fracasso de um evento, pelo que é essencial fazer uma escolha ponderada.

A constituição de uma equipa de pessoas competentes e dedicadas é outro elemento fundamental para o êxito de um evento. A equipa deve saber comunicar abertamente e ter uma liderança forte. Na organização de um evento é normal acontecerem imprevistos, por isso, a equipa deve ser resiliente, ter capacidade de improviso e acima de tudo ser unida.

Quanto à imagem e perceção do evento, é importante personalizar o evento com um nome, um tema e um logótipo, que se identifiquem com o público-alvo, para, por sua vez, conseguirmos chamar à atenção do público.

Naturalmente, um evento não pode ser bem sucedido sem um budget organizado. É fundamental determinar todas as despesas associadas ao evento e identificar potenciais fontes de financiamento para cobrir esses custos. A procura de patrocinadores e parceiros pode ajudar a aumentar o orçamento e proporcionar um apoio valioso e ainda, aumentar credibilidade.

Mas como vivemos numa era digital, em paralelo à organização do evento, é importante desenharmos um plano de comunicação. Isto pode ser conseguido através de vários canais, incluindo as redes sociais ou os meios de comunicação tradicionais. O boca-a-boca é uma ótima ferramenta de marketing, mas apenas funciona para eventos pequenos, mais nichados.

Antes e depois do evento, é fundamental preparar um briefing detalhado e efetuar uma análise pós-evento para recolher feedback e identificar áreas a melhorar. Ao refletir sobre o sucesso ou insucesso do evento, podem aprender com a experiência e garantir que em futuras edições corre melhor.

Se precisas de ajuda na preparação de um evento, não hesites em contactar-nos. Há mais de 10 anos que organizamos eventos , desde business breakfasts, a grandes conferências, ou até o evento anual de uma empresa, estamos aqui para te ajudar em todas as fases do processo e garantir que o teu evento seja um sucesso!